Une traçabilité n’a de valeur que si l’on sait qui a fait quoi. StériTrack attribue à chaque membre de l’équipe un compte personnel, un rôle adapté à ses responsabilités et un code PIN individuel pour la signature électronique des libérations de stérilisation. Fini les initiales griffonnées au bas d’un cahier : chaque décision est signée, horodatée et protégée.
Dans un cabinet, la stérilisation est un travail d’équipe : l’assistante réalise les tests et prépare les charges, le praticien utilise les sachets au fauteuil, le titulaire ou le responsable qualité veille à l’organisation. StériTrack respecte cette répartition des rôles, sans alourdir le quotidien.
Trois rôles pour une organisation claire
| Rôle | Pour qui | Ce qu’il permet en plus |
|---|---|---|
| Administrateur | Titulaire, gérant, responsable qualité | Gestion de l’équipe et des codes PIN, création et modification des fiches d’autoclaves, changement de statut et maintenance |
| Praticien | Chirurgien-dentiste, médecin, podologue | Changement de statut des autoclaves et enregistrement des maintenances, accès à l’application mobile praticien |
| Assistante | Assistante dentaire, aide-soignante, agent de stérilisation | Tests de routine, cycles, étiquettes, scan au fauteuil et consultation du registre |
Tous les rôles partagent le cœur de la traçabilité quotidienne. Les droits supplémentaires protègent les données de référence : seul un administrateur peut ajouter un collègue, désactiver un compte ou déclarer un nouvel autoclave. Un départ de l’équipe ? Le compte est désactivé en un clic : la personne ne peut plus se connecter, mais toutes ses actions passées restent attribuées dans le registre.
Une signature électronique de stérilisation par code PIN
Chaque utilisateur peut disposer d’un code PIN personnel de 4 à 8 chiffres, distinct de son mot de passe. Il sert à signer la libération paramétrique d’un cycle, à l’issue de l’assistant de cycle. Le signataire se sélectionne dans la liste, saisit son code, et StériTrack vérifie que la signature est valide avant d’enregistrer la décision.
Ce fonctionnement présente plusieurs avantages concrets :
- Rapidité : quelques chiffres suffisent, même sur une tablette partagée en salle de stérilisation.
- Responsabilité : la signature est personnelle, contrairement à un poste de travail ouvert sous un compte commun.
- Confidentialité : le PIN est stocké sous forme chiffrée ; personne, pas même un administrateur, ne peut le lire.
- Souplesse : chacun peut modifier son propre PIN, et un administrateur peut le redéfinir en cas d’oubli.
Le déroulement complet de la libération est détaillé sur la page Cycles d’autoclave et libération paramétrique.
Comptes personnels
Chaque membre de l’équipe a son propre accès : plus de mot de passe partagé ni de session commune.
Rôles adaptés
Administrateur, Praticien ou Assistante : chacun accède à ce dont il a besoin, sans risque pour les données de référence.
PIN de signature
Un code de 4 à 8 chiffres, personnel et chiffré, pour signer chaque libération de cycle.
Anti-force brute
Cinq échecs en quinze minutes entraînent un verrouillage temporaire, doublé à chaque récidive.
Multi-cabinets
Une même adresse e-mail peut appartenir à plusieurs cabinets, avec un sélecteur pour passer de l’un à l’autre.
Actions journalisées
Créations de comptes, changements de rôle, activations et verrouillages sont consignés dans le journal d’audit.
Limitation des tentatives : une protection contre les abus
Un code PIN court doit être protégé contre les essais répétés. StériTrack applique la même politique aux connexions et aux signatures : après 5 échecs en 15 minutes, le compte concerné est verrouillé pendant 15 minutes. En cas de récidive, la durée du verrouillage double à chaque fois, dans la limite de 24 heures. Chaque verrouillage est inscrit dans le journal d’audit.
D’autres mesures complètent ce dispositif : mots de passe chiffrés d’au moins 10 caractères, réinitialisation par lien à usage unique valable une heure, et fermeture de toutes les sessions ouvertes lorsque le mot de passe est modifié. L’ensemble de ces protections est présenté sur la page Sécurité et hébergement.
Comment ça marche
Créer les comptes
L’administrateur ajoute chaque membre avec son nom, son e-mail, son rôle et un mot de passe initial.
Définir les codes PIN
Chaque signataire choisit son code PIN de 4 à 8 chiffres, ou l’administrateur le définit à la création du compte.
Travailler au quotidien
Chacun se connecte avec ses identifiants : tests, cycles et utilisations sont automatiquement attribués à leur auteur.
Faire évoluer l'équipe
Arrivée, changement de rôle ou départ : l’administrateur ajuste les accès en quelques secondes, sans perte d’historique.
Un compte, plusieurs cabinets
De nombreux praticiens exercent dans plusieurs structures, et certaines assistantes partagent leur temps entre deux sites. StériTrack permet à une même adresse e-mail d’appartenir à plusieurs cabinets, avec un rôle propre à chacun. Après connexion, un sélecteur indique le cabinet actif ; les données de chaque structure restent strictement séparées. Le sélecteur multi-cabinets est inclus dans l’offre Clinique & Réseau ; tous les détails sont sur la page Multi-cabinets.
Prenons un exemple illustratif : une chirurgienne-dentiste exerce le lundi et le mardi dans un cabinet de groupe, le jeudi dans un centre de santé. Elle utilise une seule adresse e-mail, choisit le cabinet du jour dans le sélecteur, et ses signatures sont enregistrées dans le bon registre, sans confusion possible.
Cadre réglementaire : les recommandations de la DGS et les bonnes pratiques de stérilisation demandent que la libération de chaque charge soit réalisée par une personne habilitée et identifiable. L’article L. 5212-1 du Code de la santé publique fonde l’exigence de traçabilité. StériTrack garantit l’identification et l’horodatage de chaque signature ; la définition des personnes habilitées et leur formation relèvent de l’organisation du cabinet.
Pour structurer cette organisation avant une inspection, consultez notre guide Préparer une inspection ARS, ainsi que la page Solutions pour cabinets dentaires.
Questions fréquentes sur l’équipe et les signatures
Combien d'utilisateurs puis-je créer ?
L’offre Essentiel inclut jusqu’à 3 utilisateurs. Les offres Professionnel et Clinique & Réseau permettent un nombre illimité d’utilisateurs.
Que se passe-t-il si un collègue oublie son code PIN ?
Un administrateur peut lui redéfinir un nouveau code. L’ancien code n’est jamais affiché, puisqu’il est stocké sous forme chiffrée.
Peut-on supprimer un ancien salarié ?
Son compte est désactivé plutôt que supprimé : il ne peut plus se connecter, mais ses actions passées restent attribuées dans le registre, ce qui préserve la valeur probante de votre traçabilité.
La signature par PIN a-t-elle une valeur juridique ?
Elle identifie de façon fiable l’auteur de chaque libération, avec horodatage et journalisation. Son appréciation en cas de litige relève des autorités compétentes, mais elle offre une traçabilité bien plus précise qu’un paraphe manuscrit non daté.
Donnez à chaque membre de l'équipe sa signature
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