Changer d’outil de traçabilité fait souvent peur : peur de perdre une semaine, de désorganiser la stérilisation, de devoir tout réapprendre. La mise en service de StériTrack a été pensée pour l’inverse. Application web, aucune installation, paramétrage guidé : un cabinet est opérationnel en moins d’une journée, et l’équipe trace ses premiers cycles le jour même. Voici comment se déroule concrètement le déploiement.
Avant de commencer : ce qu’il vous faut
Pas de serveur, pas de logiciel à installer, pas d’intervention informatique. StériTrack fonctionne dans un navigateur récent, sur ordinateur, tablette ou smartphone. Pour démarrer, rassemblez simplement :
- les informations de vos autoclaves : marque, modèle, numéro de série, date de mise en service, date de la dernière maintenance ;
- la liste des membres de l’équipe qui stérilisent ou utilisent les instruments, avec leur adresse e-mail ;
- une imprimante d’étiquettes thermique Brother ou Dymo compatible avec le format 50 × 30 mm, ou à défaut une imprimante classique pour les planches A4 ;
- une tablette ou un ordinateur à proximité des fauteuils pour le scan au moment de l’acte.
Vous pouvez démarrer par l’essai gratuit de 30 jours, sans carte bancaire : tout ce que vous paramétrez pendant l’essai est conservé si vous poursuivez.
Les étapes de la mise en service
Création du cabinet
Vous créez l’espace du cabinet : nom, coordonnées, et premier compte administrateur. Le nom du cabinet apparaîtra sur toutes les étiquettes. Comptez une dizaine de minutes.
Déclaration des autoclaves
Chaque autoclave reçoit sa fiche : identification, mise en service, dernière maintenance et fréquence de maintenance. Les alertes d’échéance sont calculées automatiquement.
Invitation de l'équipe
L’administrateur invite les praticiens et assistantes et attribue à chacun un rôle : Administrateur, Praticien ou Assistante. Chaque personne active son compte avec son propre mot de passe.
Choix des PIN de signature
Chaque utilisateur définit un PIN de signature individuel. C’est lui qui signe la libération des cycles : la responsabilité de chaque décision est ainsi clairement attribuée.
Réglage de l'imprimante
Vous imprimez une étiquette de test au format 50 × 30 mm ou sur planche A4 et vérifiez la lisibilité du QR code avec le scanner.
Premier test et premier cycle
L’équipe saisit les tests de routine du jour, lance un premier cycle avec l’assistant, libère la charge par PIN et imprime les étiquettes. Le registre est en marche.
L’équipe, les rôles et les PIN
La gestion des accès est souvent le point qui inquiète le plus les responsables de cabinet. Dans StériTrack, elle est volontairement simple. L’administrateur gère les autoclaves et l’équipe ; les praticiens et les assistantes réalisent les tests, les cycles et les scans selon leurs attributions. Une même adresse e-mail peut appartenir à plusieurs cabinets : un praticien qui exerce sur deux sites passe de l’un à l’autre avec le sélecteur de cabinet, sans second compte.
Le PIN de signature est distinct du mot de passe. Il est saisi au moment de la libération d’un cycle, comme une signature manuscrite au bas d’une fiche. Lors de la formation, nous insistons sur un point : un PIN ne se partage pas. C’est ce qui donne sa valeur probante au registre. Pour en savoir plus, consultez la page Équipe, rôles et signature électronique.
Imprimante thermique et étiquettes QR code
L’étiquette est le lien physique entre la stérilisation et le fauteuil. Chaque étiquette 50 × 30 mm porte le nom du cabinet, le numéro d’autoclave et de cycle, la date de stérilisation, la date de péremption, les initiales de l’opérateur et un QR code unique propre au lot. Les imprimantes thermiques Brother et Dymo sont les plus pratiques au quotidien : pas d’encre, impression immédiate, étiquettes résistantes. Si vous n’en avez pas encore, la planche A4 permet de démarrer sans attendre.
Le réglage se limite généralement à sélectionner le bon format dans la boîte d’impression du navigateur. Pendant la mise en service, nous vérifions avec vous qu’une étiquette imprimée est correctement lue par le scanner au fauteuil. Le détail est présenté sur la page Étiquettes QR code.
La formation : en visio ou sur site
StériTrack reprend la logique que votre équipe applique déjà : test, cycle, libération, étiquetage, utilisation. La formation ne consiste donc pas à apprendre un métier, mais à découvrir comment l’outil le soutient. Elle est organisée selon votre offre :
- Essentiel et Professionnel : une session de prise en main en visioconférence, à un horaire compatible avec le planning du cabinet, suivie d’un accompagnement à distance pendant les premiers jours.
- Clinique & Réseau : formation sur site, au plus près des postes de stérilisation et des salles de soins, et accompagnement dédié pour coordonner le déploiement sur plusieurs cabinets.
Une session type couvre, dans l’ordre réel d’une journée : la saisie des tests de vide, Helix et Bowie-Dick avec photo de preuve ; l’assistant de cycle, avec saisie des paramètres ou import du fichier exporté par l’autoclave ; la libération paramétrique et le rejet motivé ; l’impression des étiquettes ; le scan au fauteuil et la saisie de la référence de dossier ; enfin la recherche dans le registre et l’export PDF. Les praticiens qui utilisent l’application mobile la découvrent en quelques minutes : connexion, scan, verdict.
Conseil : désignez une personne référente dans l’équipe, souvent l’assistante en charge de la stérilisation. Elle sera l’interlocutrice naturelle du support et formera les nouveaux arrivants.
Reprise de l’historique
Vos registres papier ou tableurs existants restent des archives à part entière : ils doivent être conservés et pourront être présentés en cas d’inspection pour la période antérieure. La bascule vers StériTrack se fait à une date que vous choisissez, idéalement un début de semaine.
La reprise de l’historique papier est possible lorsque vous souhaitez centraliser vos données. Nous définissons ensemble ce qui est utile à reprendre selon le volume et votre organisation : en pratique, les éléments les plus précieux sont l’historique de maintenance des autoclaves et les lots encore en stock dans vos tiroirs, afin que le scan au fauteuil les reconnaisse dès le premier jour.
Exemple de journée de déploiement
Prenons l’exemple d’un cabinet dentaire de trois fauteuils avec deux autoclaves. À 8 h, l’administrateur crée l’espace et déclare les deux appareils. À 8 h 30, l’équipe reçoit ses invitations et choisit ses PIN. À 9 h, l’assistante saisit les tests du jour et lance le premier cycle avec l’assistant. Pendant le cycle, l’imprimante est réglée. À la pause de midi, une session de formation de l’équipe complète la prise en main. L’après-midi, les sachets sont scannés au fauteuil. Le soir, le registre de la journée est consultable et exportable. Pour visualiser une journée type d’utilisation, lisez Une journée avec StériTrack.
Après le démarrage, le support reste disponible pour toutes vos questions, et les mises à jour sont incluses dans l’abonnement.
Démarrez dès cette semaine
Demandez une démonstration : nous planifions ensemble votre mise en service et la formation de votre équipe.